Jak napisać regulamin i zjednać sobie ludzi?

Regulamin, czyli coś, co każdy chciałby mieć, ale nikt nie chciałby pisać. Każdemu zależy na tym, żeby był jak najprostszy, ale jednocześnie uwzględniał wszystkie możliwe ewentualności. Czy da się to wszystko w jakiś sposób pogodzić?

Pomysł i pierwszy szkic

Pomysł stworzenia czegoś w rodzaju zbioru zasad, na których miałoby się opierać funkcjonowanie redakcji, narodził się w naszych głowach jakiś czas temu. Już w zeszłym roku kalendarzowym przyjęliśmy coś w rodzaju niepisanych reguł – wśród nich m.in. wymóg przygotowania jednego materiału w miesiącu przez każdego członka redakcji, obecności na co najmniej jednym spotkaniu w miesiącu itp. Z biegiem czasu coraz częściej okazywało się jednak, że taki niepisany zbiór zasad to trochę za mało – zaszła więc potrzeba kodyfikacji sposobu funkcjonowania naszej redakcji. Pierwszy szkic regulaminu przygotował Patryk. Choć dokument ten był daleki od ideału (co zrozumiałe – w końcu to wersja robocza), to bardzo dobrze sprawdził się on w roli „fundamentu”, na bazie którego zaczęliśmy budować następne, coraz lepsze jego iteracje. Mieliśmy już (mniej więcej) wspólną wizję, zatem nie pozostawało nam nic innego, jak tylko pracować nad kolejnymi ulepszeniami i poprawkami, czasami tylko korygując nasz punkt widzenia.

Wybory, czyli nie wszystko jest takie proste…

To wszystko brzmi prosto i przyjemnie? Niestety, rzeczywistość – jak to zazwyczaj bywa – okazała się troszkę inna. Niektóre punkty regulaminu wywoływały długie dyskusje, trzeba było szukać kompromisów i wspólnych rozwiązań. Z reguły jednak ostatecznie w dość rozsądnym czasie udawało się wypracować takie zapisy, które są akceptowalne dla wszystkich członków redakcji. Z jednym wyjątkiem, jakim były wybory. Tytułem wyjaśnienia: uzgodniliśmy, że w redakcji wprowadzona zostanie funkcja tzw. koordynatora redakcji, którą sprawować będą jednocześnie trzy osoby. I tutaj pojawił się dylemat – jak powinny przebiegać wybory na takie stanowisko? Na pierwszy rzut oka zagadnienie może wydawać się proste, ale okazuje się, że nic bardziej mylnego! Tyle możliwych scenariuszy, różnych systemów wyborczych, a nawet samych sposobów oddawania głosów… Debatowaliśmy nad tym przez kilka tygodni. Ostatecznie zadanie znalezienia odpowiedniego sposobu wyborów zostało powierzone trzyosobowej grupie, w skład której wszedłem ja, Patryk i Jakub Ciniewicz. Mimo że nasze zdania były dość rozbieżne, po kolejnym tygodniu ustaleń udało nam się porozumieć co do systemu, który ostatecznie wszedł w życie.

Jakby ktoś był ciekawy: system, który przyjęliśmy, to tzw. limited voting. Okazuje się, że systemy wyborcze to zaskakująco rozległa dziedzina, do tego bardzo fascynująca dla wielbicieli matematyki, takich jak ja 🙂

Finalizacja i podpisy

Po zakończeniu burzliwej debaty na temat kształtu systemu wyborów przyszła pora na finalizację regulaminu. Chodziło głównie o drobne korekty, żeby reszta regulaminu była „kompatybilna” z wyborami, oprócz tego pojawiło się kilka niewielkich poprawek związanych z formatowaniem, interpunkcją, kwestiami językowymi itp. Po ponownym przejrzeniu regulaminu (przeze mnie i przez koordynator projektu) podjęliśmy decyzję o ostatecznym „zamknięciu” tego dokumentu i przejściu do fazy podpisów. Tutaj również okazało się, że sprawa nie jest taka prosta – w momencie pisania tego artykułu redakcja liczy 14 członków, a nie wszyscy mogą brać udział w każdym spotkaniu stacjonarnym. Ostatecznie zdecydowaliśmy, że podpisywanie regulaminu odbędzie się „hybrydowo” – podpis będzie można złożyć zarówno w postaci papierowej (na stacjonarnym spotkaniu redakcji), jak i elektronicznie (korzystając z platformy Office 365). Członkowie redakcji mają na to czas do końca sierpnia.

Podsumowanie

Podsumowując – mamy swój regulamin 🙂 Były ciężkie momenty i trudne decyzje, wielokrotnie trzeba było szukać kompromisów. Mimo wszystko uważam, że było warto, i jestem pełen nadziei, że dokument, który dzięki temu wszystkiemu wypracowaliśmy w ciągu ostatnich tygodni (a nawet miesięcy), będzie z powodzeniem spełniał swoją rolę przez długi czas.

PS Chcielibyście zobaczyć nasz regulamin na własne oczy? Zła wiadomość jest taka, że jest on dostępny wyłącznie dla członków redakcji. Ale jest też dobra wiadomość – można do nas dołączyć!